Artikuno OS: Das KI-gesteuerte CRM-Board
Ein Notion-Board, auf dem jeder Lead und jede Kundin lebt. Calls, WhatsApp, E-Mail und Kalender fließen von selbst ein, und KI behält letzten Kontakt, Upsell-Ideen, Warnsignale und nächste Schritte im Blick.
Board, Pipeline und Kundenportale im täglichen Einsatz; KI-Automatisierungen werden Schritt für Schritt ausgerollt.
Kurz gesagt
- Eine Karte pro Unternehmen – von der ersten Upwork-Nachricht bis zur langjährigen Kundin.
- Nach jedem Call landen Notizen, Aufnahme und Aufgaben automatisch auf der Karte.
- Warnsignale, wenn eine Kundin 14+ Tage still ist oder ihre KPIs fallen, und Upsell-Vorschläge für Kund:innen mit nur einer Leistung.
- Jede Kundin bekommt außerdem ein eigenes Portal mit ihren Aufgaben, Notizen, ihrer Wissensdatenbank und ihren Rechnungen.
Das Problem
Kundeninformationen waren über WhatsApp, E-Mail, Google Chat, Upwork, Slack und die Köpfe einzelner Personen verteilt. Niemand konnte auf einen Blick einfache Fragen beantworten: Wann haben wir zuletzt mit dieser Kundin gesprochen? Gehen ihre Zahlen zurück? Wer springt bald ab? Wer könnte eine zweite Leistung brauchen? War jemand krank, wurde es bei deren Kund:innen still.
Was das Board ist
Eine Karte pro Unternehmen, die durch die Pipeline wandert:
Pre-Call → Lead (nach dem Call) → kostenloses Lead-Magnet / Audit → bezahltes Lead-Magnet → Verhandlung → Kunde → Verloren / Archiviert
Jede Karte erfasst: - Lead-Quelle: Upwork, Kaltakquise per E-Mail, LinkedIn, Facebook-Ads, Empfehlung oder das Teammitglied, das den Kontakt gebracht hat. - Kanäle: E-Mail, WhatsApp, Google Chat, Telefon, Upwork. - Leistung: Komplett-Setup, Klaviyo, Audit, CS-Management – dazu monatlicher Betrag und zuständige Person. - Datum des ersten und des letzten Kontaktpunkts. - Einen internen Client-Feed (nur fürs Team: Chat-Screenshots, Call-Notizen, Entscheidungen). - Ein verknüpftes Kundenportal, in dem die Kundin ihre eigenen Aufgaben, Notizen, Wissensdatenbank und Rechnungen sieht. Freelancer und Agenten übernehmen dort direkt Aufgaben.
Was die KI macht
| Automatisierung | Was passiert |
|---|---|
| Call → Notizen | Nach jedem Google-Kalender-Call werden Gemini-Notizen und Aufnahme der richtigen Karte zugeordnet (über E-Mail oder Firma der Teilnehmer:innen) und im Client-Feed zusammengefasst. |
| Call → Aufgaben | To-dos aus dem Call werden Aufgaben mit Verantwortlichen und Fälligkeit. Interne und kundenseitige Aufgaben bleiben getrennt. |
| Jeder Kanal protokolliert | E-Mails, WhatsApp- und Slack-Nachrichten sowie wöchentliche KPI-Berichte landen auf der Karte – die neuesten Infos stehen immer oben. |
| KPI-Warnsignale | Jeder Wochenbericht wird mit der Vorwoche verglichen. Ein Rückgang über der Schwelle erzeugt eine Aufgabe und ein 🔴. |
| Kontakt-Rückblick | Kurzer Rückblick auf letzten Call und letzten Kontakt. 🔴, wenn mit einer aktiven Kundin 14+ Tage kein Call stattfand. |
| Upsell-Hinweise | Kund:innen mit nur einer Leistung (z. B. nur Klaviyo) bekommen einen Vorschlag für das nächste Angebot. |
| Gesundheitswert | Letzter Call + KPI-Trend + überfällige Aufgaben → 🟢🟡🔴. Um Empfehlungen bitten wir nur 🟢-Kund:innen. |
| Reaktivierung | Verlorene und archivierte Leads bekommen alle 45–60 Tage einen persönlichen E-Mail-Entwurf mit passender aktueller Arbeit. |
| Morgen-Digest | Heutige Calls, stille Kund:innen, überfällige Aufgaben und KPI-Warnungen in einer Nachricht. |
| Briefing vor dem Call | Am Morgen eines Calls: Verlauf, letzte KPIs, offene Aufgaben und Website – so kann jede:r im Team den Call übernehmen. |
Unter der Haube
- Notion als Datenbank: eine Projekte-Datenbank mit Verknüpfungen zu Aufgaben, Notizen, Client-Feed und Kundenportal. Formelfelder steuern die 14-Tage-Warnung und den Gesundheitswert.
- Anbindungen: Notion und Google Drive (Gemini-Notizen werden als Google Docs gespeichert) laufen. Kalender, Gmail und Klaviyo folgen. WhatsApp hat keine direkte Anbindung, daher laufen Nachrichten über eine Weiterleitung der WhatsApp Business API.
- Agenten: Zeitgesteuerte Claude-Jobs lesen neue Calls und Nachrichten, ordnen sie Karten zu und schreiben Zusammenfassungen und Aufgaben. Alles, was eine Nachricht an Kund:innen schickt, bleibt ein Entwurf, bis ein Mensch freigibt.
- Zuerst Datenpflege: Jede Automatisierung braucht Karten mit E-Mail, letztem Kontakt, Quelle und Verantwortlichen – deshalb markiert der erste Job unvollständige Karten.
Die Verbindung zu Upwork
Hier treffen sich Vertriebs-Pipeline und CRM: - Wer auf eine unserer automatisch eingereichten Bewerbungen antwortet, wird eine Pre-Call-Karte mit Lead from = Upwork – ohne Dubletten. - Wöchentlicher Pipeline-Bericht: Karten pro Stufe, Bewegungen und Abschlussquote nach Quelle. So sieht man, welcher Kanal (Upwork, Kaltakquise, Empfehlungen, ein bestimmtes Teammitglied) wirklich zahlende Kund:innen bringt. - Abgeschlossene Kundenarbeit fließt zurück in die Portfolio-Sammlung, aus der Anschreiben und Videos ihre Belege ziehen.
Stand
Board, Pipeline-Stufen, Client-Feed und Kundenportale sind live und werden täglich vom Team genutzt. Die KI-Automatisierungen kommen der Reihe nach: Datenpflege und 14-Tage-Warnung → Calls zu Notizen und Aufgaben → E-Mail- und KPI-Warnungen → Import des Upwork-Postfachs → wöchentlicher „Was wir gemacht haben“-Newsletter.
Verwandte Projekte
- Leads aus → Auto-Apply, Outreach über App-Marktplatz-Bewertungen
Bilder.
Bereit für Ihr KI-Projekt?
Kostenloses 30-Minuten-Erstgespräch. Kein Verkaufsgespräch — einfach ein Austausch darüber, was KI für Sie tun könnte.
- Kostenlos · 30 Min.
- Ein konkreter erster Schritt zum Umsetzen
- Auf Deutsch oder Englisch, online